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各種方針 POLICY

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お客さまの個人情報の
お取扱いについて

株式会社ウエスト・ワン（以下「当社」といいます）は、個人情報保護方針に則り、次のとおり、利用目的等定め、お客さまの個人情報を適切に取扱ってまいります。

  • 1.個人情報の利用目的

    当社は、取得した個人情報を、次の目的ならびに、以下5.に掲げる目的（以下「利用目的」といいます）の達成に必要な範囲で個人情報を利用します。利用目的は、お客さまにとって明確になるよう具体的に定め、ホームページ等で公表します。

    保険代理業

    ⑴保険相談・保険募集のため
    氏名、住所、生年月日、お勤め先等を、保険相談や契約申込手続き等のために利用します。
    ⑵適正な保険金・給付金等の
    支払い手続きのため
    氏名、住所、生年月日、電話番号等を、保険金・給付金等の支払いに関する本人確認や保険会社への取次等のために利用します。
    ⑶保険契約の維持・管理のため
    氏名、住所、生年月日、証券番号等を、本人確認および保険契約維持・管理のために利用します。
    氏名、住所、電話番号、契約内容等を、保険契約のアフターフォローのために利用します。
    ⑷保険相談案内・保険手続案内・
    保険契約状況案内等の発送のため
    氏名、住所、電話番号、メールアドレス等を、郵便、ＳＭＳ、ダイレクトメール等による保険契約状況の案内等のために利用します。

    国民年金基金紹介取次業

    ⑸国民年金基金への紹介取次業務のため
    氏名、住所、生年月日、電話番号等を、ほけんの窓口グループ(株)（※）および全国国民年金基金への紹介取次等のために利用します。※当社がパートナー契約の締結を行っているほけんの窓口グループ(株)では、全国国民年金基金への紹介取次業務および関連・付帯する業務のためにお客さまの個人情報を利用します。なお、全国国民年金基金が、お客さまに対して加入手続きのご案内を行います。

    業務共通

    ⑹お問合せ対応のため
    氏名、電話番号、メールアドレス、受電履歴等を、お問合せ内容の管理やお問合せへの回答等のために利用します。
    ⑺当社の業務体制の維持・管理のため
    当社に寄せられたご意見、ご評価、相談会の記録および各種集計データ等を、社内業務体制の改善・強化のために利用します。
    ⑻お客さまへの情報提供のため
    氏名、住所、電話番号、メールアドレス等を、各種セミナー、金融情報・金融サービスのご案内およびアンケート実施のために利用します。
    氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、メールアドレス等を、ニーズにあわせた広告等（広告配信委託先への提供を含む）を行うために利用します。
    ⑼お客さまへの予約・再予約のご案内のため
    電話番号、メールアドレス等を予約・再予約のご案内のために利用します。
    ⑽その他お客さまサービスの提供を含む保険代理業、
    国民年金基金紹介取次業に関連・付帯する業務のため
    利用目的を変更する場合、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容をご本人に通知するか、ホームページ等に公表します。
    当社に対し委託を行う企業の利用目的は、当該企業のホームページ等に記載しております。

  • 2.個人情報の取得方法

    当社は、上記の利用目的を達成するために、業務上必要な範囲で適正かつ適法な手段によって個人情報を取得します。

    保険代理業

    主に、保険相談および相談予約、保険契約申込、保険金・給付金請求、保険商品の資料請求、アンケート等により取得します。

    国民年金基金紹介取次業

    主に、国民年金基金紹介取次に係る相談および相談予約、アンケート・各種申込用紙への記載等により取得します。

    業務共通

    電話による各種お問合せは、内容の正確な記録や業務品質維持・向上等のため、通話を録音させていただく場合があります。
    対面およびオンラインツールによる各種ご相談は、内容の正確な記録や業務品質維持・向上等のため、対話を録画・録音させていただく場合があります。

  • 3.個人データの安全管理措置

    当社は、個人データへの不正アクセスや、個人データの漏えい、滅失、き損等を防止するために、必要かつ適切な措置を講じます。

    基本方針の整備

    個人データの適正かつ適法な取扱い確保のため、「関連法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情相談の受付窓口」等に関して、「個人情報保護方針」および、「お客さまの個人情報のお取扱いについて」で公表し、必要に応じて見直しています。

    個人データの取扱いに係る規律の整備

    取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者およびその役割等について個人データの取扱規程を策定し、必要に応じて見直しています。

    組織的安全管理措置

    • 個人データ管理責任者等の設置
    • 就業規則等における
      安全管理措置の整備
    • 個人データの安全管理に係る
      取扱規程に従った運用
    • 個人データの取扱い状況を
      確認できる手段の整備
    • 個人データの取扱い状況の点検
      および監査体制の整備と実施
    • 漏えい等事案に対する体制の整備

    人的安全管理措置

    • 従業者との個人データの
      非開示契約等の締結
    • 従業者の役割・責任等の明確化
    • 従業者への安全管理措置の周知徹底、
      教育および訓練
    • 従業者による個人データ管理手続の
      遵守状況の確認

    物理的安全管理措置

    • 個人データの取扱区域等の管理
    • 機器および電子媒体等の盗難等の防止
    • 電子媒体等を持ち運ぶ場合の
      漏えい等の防止
    • 個人データの削除および機器、
      電子媒体等の廃棄

    技術的安全管理措置

    • 個人データの利用者の識別および認証
    • 個人データの管理区分の設定
      およびアクセス制御
    • 個人データへのアクセス権限の管理
    • 個人データの漏えい等防止策
    • 個人データへのアクセスの記録
      および分析
    • 個人データを取扱う情報システムの
      稼働状況の記録および分析
    • 個人データを取扱う情報システムの監視
      および監査

    外的環境の把握

    個人データを外国に保存する場合は、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

  • 4.個人データの取扱いの委託

    当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人データの取扱いを外部に委託することがあります。当社が外部に個人データを委託する場合には、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
    当社では、例えば次のような場合に、個人データの取扱いを委託します。

    • ⑴保険契約状況案内等の発送に関わる業務
    • ⑵情報システムの保守・運用に関わる業務

  • 5.ほけんの窓口グループ(株)およびパートナー企業との共同利用

    当社は、上記1.(1)～(4),(6)～(10)の利用目的のために、ほけんの窓口グループ(株)およびパートナー企業(※)との間で、次のとおり個人データを共同利用することがあります。

    共同利用する個人データ

    住所、氏名、電話番号、電子メールアドレスなど

    1. ご相談予約および受付票に記載された情報
    2. 当社に寄せられたご意見・ご評価、
      お問合せ等に記載された情報

    個人データ管理責任者

    株式会社ウエスト・ワン
    代表取締役　甲山　智親
    長崎県佐世保市比良町5-5

    ※ パートナー企業名は、ほけんの窓口グループ(株)のホームページ等で公表しています。

  • 6.個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示、訂正等、利用停止等

    個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示（第三者提供に関する確認・記録の開示を含む）、訂正又は利用停止等に関するご請求（以下「開示等請求」といいます）については、ご請求者が本人であることを確認させていただくとともに、当社所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行います。開示等請求の詳細は、ホームページの「お問合せ窓口」へお問合せください。

  • 7.お問合せ窓口

    当社は、個人情報の取扱いに関する苦情およびご相談に対し適切かつ迅速に対応します。当社の個人情報の取扱い等に関するご照会・ご相談は、下記までお問合せください。

    ＜お問合せ先＞株式会社ウエスト・ワン

    ホームページ

    ：https://west-one-hoken.com

    電話

    ：0956-22-8467　
    受付時間/平日09:00～18:00

    Eメール

    ：info@west-one-hoken.com